Arquivos Sempre Acessíveis
Navegue, pesquise, visualize e baixe seus documentos com poucos cliques, em qualquer dispositivo conectado, com login único e seguro.
O que é o OKTO DOCUMENTOS?
O OKTO DOCUMENTOS é uma plataforma web completa de gestão eletrônica de documentos (GED) voltada para empresas, cartórios, órgãos públicos e escritórios que precisam organizar, auditar e entregar documentos com segurança, agilidade e total rastreabilidade.
Com armazenamento seguro em nuvem, o sistema elimina a necessidade de manter servidores próprios, garantindo alta disponibilidade, backups automáticos e acesso aos seus arquivos a qualquer hora, de qualquer lugar.
Cada protocolo de entrega gerado pelo OKTO traz um selo digital de autenticidade exclusivo, que funciona como uma "impressão digital" do documento — permitindo verificar a qualquer momento se o arquivo entregue é idêntico ao original. Uma camada extra de confiança, conformidade e auditoria.
Recursos principais
Tudo o que sua organização precisa para profissionalizar a gestão de documentos:
Protocolo Digital Automático
Emissão automática de protocolo ao concluir cada pedido, com dados do solicitante, número único, data, hora e selo digital de autenticidade.
Controle de Acesso Granular
Permissões por usuário, departamento e pasta. Decida quem vê o quê — ideal para ambientes com informações sigilosas e setores distintos.
Relatórios Inteligentes
Acompanhe todas as entregas com filtros por período, departamento, usuário e tipo de documento. Exporte dados completos para auditoria.
Aplicativo Mobile (PWA)
Aplicativo web instalável em qualquer celular ou tablet. Totalmente responsivo, com notificações em tempo real e suporte offline básico.
Segurança de Nível Empresarial
Proteção anti-bot no login, criptografia das comunicações em HTTPS/TLS, senhas com hash forte e arquitetura preparada para LGPD.
Benefícios para sua organização
- Reduza papel e custos: centralize arquivos digitais em um único ambiente seguro, eliminando gastos com impressão, arquivo físico e logística interna.
- Conformidade e segurança jurídica: o selo digital em cada protocolo comprova a autenticidade e integridade dos documentos entregues.
- Rastreabilidade total: saiba exatamente quem solicitou, quem analisou, quem entregou e quando cada documento foi acessado.
- Agilidade no dia a dia: busca inteligente, visualização rápida sem download e workflow simplificado para pedidos de cópia.
- Crescimento sem limites: plataforma em nuvem que escala junto com sua organização. Adicione usuários e departamentos quando precisar.
- Implantação rápida: comece a usar em poucas horas — sem instalações complexas, sem servidores, sem dor de cabeça técnica.
Como funciona
Em quatro passos simples, sua equipe começa a operar com controle total sobre os documentos:
1
Cadastro
O administrador cria as contas dos usuários, define departamentos e atribui as pastas permitidas para cada um.
2
Solicitação
O usuário pesquisa o documento desejado e solicita a cópia física com poucos cliques, sem burocracia.
3
Análise
O administrador analisa, aprova ou rejeita o pedido e registra observações internas para o histórico.
4
Entrega
O protocolo digital com selo de autenticidade é gerado automaticamente, impresso e arquivado.
Perguntas frequentes
O que é o OKTO DOCUMENTOS?
É uma plataforma web profissional para gestão e protocolo digital de documentos. Permite organizar arquivos, solicitar cópias físicas, emitir protocolos automáticos com selo de autenticidade e manter controle de acesso granular por usuário e departamento.
Como funciona o protocolo automático de entrega?
Ao finalizar um pedido, o sistema gera automaticamente um protocolo imprimível contendo dados do solicitante, número único, data e hora exatas e um selo digital de autenticidade que garante que o documento entregue não foi adulterado.
Onde meus arquivos ficam armazenados?
Todos os arquivos ficam protegidos em armazenamento seguro em nuvem, com backups automáticos, alta disponibilidade e criptografia. Sua organização não precisa manter servidores próprios e tem acesso aos documentos de qualquer lugar.
É possível controlar quem acessa cada pasta?
Sim. Administradores podem atribuir pastas específicas a cada usuário, garantindo que somente pessoas autorizadas visualizem documentos sensíveis. As permissões são herdadas pelas subpastas automaticamente.
Funciona em dispositivos móveis?
Sim. O OKTO DOCUMENTOS é um aplicativo web progressivo (PWA) totalmente responsivo, podendo ser instalado em celulares e tablets como um app nativo. Funciona inclusive offline para navegação básica.
Quão seguros estão os meus dados?
A plataforma adota práticas de segurança de nível empresarial: criptografia em trânsito (HTTPS/TLS), proteção anti-bot no acesso, senhas armazenadas com hash forte, controle granular de permissões e arquitetura preparada para conformidade com a LGPD.
Como faço para começar a usar?
Entre em contato com o administrador da sua organização para receber suas credenciais. Caso queira implantar o OKTO DOCUMENTOS na sua empresa, acesse o sistema e solicite um cadastro institucional.
Pronto para transformar a gestão dos seus documentos?
Acesse o OKTO DOCUMENTOS agora e leve a organização da sua empresa para o próximo nível — com segurança, agilidade e profissionalismo.
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